Infotectura

Las 5 fases de los proyectos web: Negociación

18 de Septiembre, 2008

[fase1]http://www.infotectura.com/2008/09/18/las-5-fases-de-los-proyectos-web-negociacio/#more-295
[fase2]http://www.infotectura.com/2008/09/23/las-5-fases-de-los-proyectos-web-diseno/#more-307
[fase3]http://www.infotectura.com/2008/09/25/las-5-fases-de-los-proyectos-web-implementacion/#more-319
[fase4]http://www.infotectura.com/2008/09/30/las-5-fases-de-los-proyectos-web-estabilizacion-y-lanzamiento/#more-329
[fase5]http://www.infotectura.com/2008/10/02/las-5-fases-de-los-proyectos-web-gestion/#more-350

En “BootStudio”:boot tenemos más de trece años de estar creando experiencias en el web. Durante ese tiempo, hemos desarrollado docenas de sitios que van desde muy pequeños (una o dos páginas) hasta gigantescos, para empresas multinacionales. Los mejores de estos sitios tienen algo en común: comparten el mismo proceso estructurado de desarrollo.

Hemos creado este proceso a través de ensayo y error, y aplicando técnicas que hemos aprendido en libros y seminarios sobre el tema. Pensamos que el proceso puede ser útil para otros equipos web, por lo que queremos compartir nuestras experiencias contigo.

El proceso consiste de cinco fases:

# “Negociación”:fase1
# “Diseño”:fase2
# “Implementación”:fase3
# “Estabilización y Lanzamiento”:fase4
# “Gestión”:fase5

Comencemos viendo la fase 1, y durante los próximos días veremos las otras cuatro.

h3. Fase 1 – Negociación

Con pocas excepciones, los proyectos que hemos desarrollado han sido hechos por solicitud de un cliente que nos contrató para ello. Como resultado, la primera fase del proceso consiste en negociar el alcance y costo del proyecto.

Nuestros objetivos en la fase de negociación son tres:

# Entender claramente cuales son los requisitos del proyecto.
# Decidir si se trata de un proyecto que podemos/queremos atender dentro del tiempo requerido.
# (En caso de que lo sea:) Llegar a un acuerdo con el cliente sobre el costo y alcance del proyecto.

*Entender los requisitos del proyecto*

El primer paso es el contacto inicial, que normalmente ocurre por parte del cliente. (En BootStudio no hacemos publicidad ni nos mercadeamos en ningún medio aparte del web; la mayoría de nuestros clientes vienen por referencia de clientes anteriores.) Normalmente el cliente potencial nos llama por teléfono o nos envía un email para solicitar una cotización para el proyecto. Como regla, estos emails nunca proveen suficiente información para que podamos cotizar. Este es un ejemplo típico:

Estoy en busca de opciones para diseñar una nueva página web dirigida al mercado de bienes raíces. En esta página queremos ofrecer algunos proyectos para venta y/o alquiler, así como información general de Panamá, aspectos legales, entre otros.

Favor indicarme si trabajan con un costo standard o si tendrían que hacer un presupuesto a la medida de nuestras necesidades. Por otra parte, favor informarnos si ustedes además del diseño, se encargan de levantar el texto de la página o si nosotros tenemos que proveerlo.

El cliente potencial nos está dando información importante en este mensaje: la industria en la que se desenvuelve el negocio (bienes raíces) y el objetivo del sitio (promover la venta/alquiler de inmuebles). Sin embargo, hay muchos detalles clave que quedan por fuera:

* ¿Cuál es la audiencia (o audiencias) del sitio? ¿Es para el mercado nacional, internacional, o ambos?
* ¿Cuál es la granularidad de la información que van a presentar? ¿Van a estar promoviendo edificios completos, o apartamentos individuales dentro de esos proyectos?
* ¿Van a requerir hospedaje para el sitio? ¿Cuentas de correo electrónico? ¿Reserva de dominio?
* ¿Qué tipo de contenido van a requerir?
* ¿Qué fechas de entrega requieren para el proyecto?
* ¿Qué presupuesto tienen para el proyecto?

Cualquiera que haya desarrollado un proyecto web profesionalmente sabe que las respuestas a estas preguntas pueden causar variaciones considerables en el alcance (y por ende, el costo) del proyecto. Sin embargo, la mayoría de los clientes no saben de antemano cuáles son las preguntas más importantes que deben contestar para que podamos cotizar el proyecto.

Para obtener respuestas a estas preguntas, y determinar si se trata de un proyecto viable, sostenemos una (o más) reuniones con el cliente. Tenemos cuestionarios preparados que nos permiten estructurar estas conversaciones, de forma que podamos obtener la mayor cantidad de información relevante al respecto del proyecto desde el comienzo.

*Determinar si es un proyecto que queremos/podemos atender*

Desafortunadamente no tenemos disponibles los recursos ni el tiempo para atender a todos los clientes que solicitan nuestros servicios. Saber escoger qué proyectos atender, y cuándo, es una tarea delicada que requiere tacto y balance. Sin embargo, es clave; una de las maneras más fáciles de dañar la reputación de una empresa de desarrollo web es aceptando demasiados compromisos.

Es saludable tener un enfoque estratégico. En los primeros días de BootStudio, atendíamos todo tipo de proyectos: sitios personales, sitios corporativos, sitios para organizaciones sin fines de lucro, etc. Esto era aceptable en los inicios del web porque habían pocos clientes y pocos profesionales capaces de atenderlos. Las necesidades de los proyectos también eran más sencillas, y un equipo pequeño podía atender la mayoría de ellas.

Actualmente la situación es muy diferente; las diferentes áreas funcionales se han especializado, y los equipos pequeños como el nuestro no pueden atender todas las necesidades de todos los clientes. Hace varios años tomamos la decisión de enfocarnos exclusivamente en el diseño de la experiencia de usuario de los sitios—el “front end”—y hemos buscado trabajar con clientes que requieran este tipo de servicios por encima de otros. Debido a que muchos de los clientes que requieren esos servicios son compañías grandes, ese comprende el grupo más grande de nuestros clientes, y hemos orientado nuestra infraestructura y metodologías a atenderlos.

Todavía de vez en cuando recibimos solicitudes de personas que quieren que los ayudemos a diseñar su blog personal, y con mucha pena nos toca decirles que no atendemos ese tipo de proyectos.

*Llegar a un acuerdo sobre el alcance y costo del proyecto*

Una vez que tenemos relativamente claros los requisitos del proyecto, y sabemos que se trata de un proyecto que queremos y podemos desarrollar, iniciamos un proceso de negociación con el cliente potencial para llegar a un acuerdo sobre el alcance y costo del proyecto.

En algunas ocasiones el cliente tiene definido un presupuesto que no puede exceder, y nos deja saber cuál es. Esto nos ayuda inmensamente, ya que nos da una idea más clara de que posibilidades existen dentro del proyecto. Saber cuál es el presupuesto del proyecto, aunque sea de forma general, también nos ayuda a saber si se trata de un proyecto factible o no. Recuerdo un proyecto en que un cliente potencial nos explicó, a través de varias reuniones durante un transcurso de semanas, una lista extensa de requisitos para una aplicación web que serviría como el motor y base de su negocio de importación y exportación internacional. Era un proyecto gigantesco, con altos requisitos de seguridad y confiabilidad. Al final nos el cliente nos presentó su presupuesto, y era por lo menos 1/10 de lo que se requeriría para un proyecto más pequeño. No había forma de negociar en este caso: las expectativas del cliente estaban demasiado lejos de su presupuesto, y el proyecto probablemente hubiera fracasado. Aunque era un proyecto grande, optamos por no seguir adelante con este cliente potencial.

En otros casos los clientes no tienen un presupuesto fijo para el proyecto, pero tienen una idea clara de lo que necesitan y quieren saber cuánto podrían costar los servicios que requieren. Estos casos son más complicados; lo mejor que podemos hacer es producir un estimado de costos que sea justo para los requisitos del proyecto, según los entendemos, y presentar el estimado al cliente para que nos de sus opiniones. Si el costo es más alto de lo que espera, entonces conversamos con el o ella para ver si no entendimos correctamente el alcance del proyecto, o ver si hay otras formas en que podamos proceder. (Una muy común: dividir el proyecto en fases.)

Hay un tercer caso: clientes que no están claros en lo que necesitan y no tienen un presupuesto definido. A estos simplemente no los atendemos.

Las cotizaciones las hacemos estimando la cantidad de trabajo que va a requerir el proyecto, los recursos que deben estar involucrados, los costos de terceras partes, etc. Dado que tenemos un enfoque estratégico que limita el tipo de proyectos que desarrollamos, y que tenemos tantos años de produciendo trabajo de este tipo, los estimados están basados en experiencias previas con proyectos similares y no en expectativas completamente irreales.

Si el cliente potencial se siente satisfecho con la cotización, y decide proceder con el proyecto, el siguiente paso es formalizar el alcance del mismo. Esto se hace por medio de un contrato, o en casos menos formales, con un documento de alcance que detalla lo que está incluido (y—muy importante—no está incluido) dentro del alcance del proyecto. Este paso por lo general no demora tanto: a este punto todas las partes tienen una idea bastante clara de lo que conlleva el proyecto.

Cabe mencionar que el proceso de cotizar y producir documentos de alcance requiere la habilidad de poder pronosticar con exactitud el futuro. Dado que los que laboramos en BootStudio somos seres humanos, y por ende carecemos de esta capacidad, el alcance y costes del proyecto no son perfectos. Lo más que podemos esperar al inicio del proyecto es proveer estimados en base a nuestras experiencias previas. Sin embargo, todos los proyectos son diferentes: tenemos que poder proveer suficiente flexibilidad para cambiar los requisitos una vez que conozcamos mejor los específicos del caso. Esto comienza a ocurrir en la “segunda fase”:fase2, cuando entramos de lleno en el diseño del proyecto.

[bootstudio]http://bootstudio.com/es
[fase2]http://www.infotectura.com/2008/09/23/las-5-fases-de-los-proyectos-web-diseno/

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